Projectvoorbereiding

De voorbereiding van het project bestaat uit de volgende stappen:

• invullen contactformulier
• briefing
• kick-off meeting
• onderzoek
• gebruikerstest
• debriefing/advies
• ontwikkelomgeving inrichten
• voorcalculatie
• offerte
• scrum/plan van aanpak

Contactformulier

Wanneer je na de bedrijvenmarkt een opdrachtgever toegewezen hebt gekregen, zoek je meteen contact met diegene zodat jullie het contactformulier in kunnen vullen ter voorbereiding van het eerste klantgesprek.

Zorg dat je zoveel mogelijk velden kunt invoeren. Maak zo snel mogelijk een afspraak voor het eerste klantgesprek (uiterlijk maandag 9 oktober). Bewaar het formulier in de projectmap. Een Word-versie kun je hier downloaden

Bij elk volgende klantencontact maakt je een contactrapport om gemaakte afspraken vast te leggen.

Een contactrapport bevat:

• Datum
• Naam project
• Aanwezigen
• Besproken onderwerpen
• Gemaakte afspraken

(naar boven)

Briefing (MD wp1.1 MV wp.1.1)

De briefing is het eerste gesprek met de opdrachtgever en het hele bedrijfsteam. In dit gesprek probeer je alle informatie te krijgen die je nodig hebt voor het maken van het project. Je kunt van een opdrachtgever niet verwachten dat hij/zij uit zichzelf alles vertelt wat je moet weten over het project. Soms weet een opdrachtgever ook niet wat hij/zij precies wil of vragen ze iets wat niet mogelijk is binnen de tijd en/of jullie kennis en vaardigheden. Bedenk dat je met een opdrachtgever een proces in gaat en dat beiden er van leren.

Dit gesprek bereid je voor door onderzoek te doen naar de opdrachtgever en eventueel naar het product en/of dienst van de opdrachtgever.

Je kunt de volgende lijst gebruiken om te kijken of je geen punten bent vergeten.

(naar boven)

Kickoff meeting (MD wp1.1, MV wp.1.1)

Het hele team houdt een kickoff meeting. Hierbij schrijft iedereen op losse post-its allerlei steekwoorden over het project. Dit kan gaan over de opdrachtgever, het product van de opdrachtgever, de doelgroep, de techniek die je denkt te gaan gebruiken, functionaliteit, enz.. Zaken die je al weet, maar ook vragen die je nog hebt. Neem hier de tijd voor!

Na afloop van deze brainstorm ga je alle post-its ordenen naar onderwerp.

Wanneer het goed is gegaan, heb je een aardig overzicht van het project en weet je ook welke vragen je nog aan de opdrachtgever moet stellen en wat je moet onderzoeken om het project tot een succes te maken. Je kunt het schema gebruiken om alles op een rijtje te zetten.

(naar boven)

Onderzoek (MD wp1.1, MV wp.1.1 en 1.3)

Na de kickoff meeting verdeel je alle vragen die de leden van het bedrijf nog heeft zodat alle leden een deel van het onderzoek doen.
Je kunt onderzoek doen naar:

• Product of dienst van de opdrachtgever
• De doelgroep
• Technieken
• De concurrentie

Voor tips voor het doen van onderzoek zie module Onderzoek.

(naar boven)

Gebruikerstest (MV wp.1.1 en 1.3)

De MVI’ers gaan de eerste gebruikerstest doen:
Kies minstens 3 personen uit de doelgroep en ga ze observeren. Je gebruik hiervoor het volgende senario:
Stel de volgende vragen aan de testpersoon:

• Zoek op Internet naar [product of dienst van de opdrachtgever].
• Klik op een aantal zoekresultaten en leg uit wat de eerste indruk is van deze sites.
• Stel dat je op zoek bent naar [product of dienst van de opdrachtgever]. Welke site zou je kiezen. Waarom?
• Wat vind je belangrijk wanneer je op Internet zoekt naar [product of dienst van de opdrachtgever].

Heeft de opdrachtgever al een media-uiting, stel dan ook de volgende vragen:

• Ga naar [URL]. Kijk vijf seconde naar de pagina. Kijk dan weg en vertel wat je je herinnert.
• Ga terug naar de pagina en kijk rustig rond. Beantwoord de volgende vragen:
• Wat kan je doen op deze media-uiting?
• Waar gaat de media-uiting over?
• Wat vind je goed aan deze media-uiting?
• Wat zou jij willen doen op deze media-uiting? Probeer dit uit en beschrijf hoe je vind dat dit gaat.
• Als het geen test was, zou je dan op deze media-uiting iets kopen of de media-uiting gebruiken voor informatie? Waarom wel/niet?
• Welke apparatuur (devices) gebruik je het meest bij het zoeken en kiezen van deze product of dienst.

Gebruik de conclusies uit dit onderzoek bij het ontwerpen van jullie media-uiting!

(naar boven)

Debriefing /(MD wp1.1 MV wp.1.1)

De projectsecretaris schrijft de debriefing (het schriftelijk advies (MD)).

In een debriefing/advies beschrijf je kort de opdracht. Je gebruikt hierbij de punten die staan in de tabel bij de alinea briefing. Een debriefing moet je zien als een contract. Alle afspraken die je maakt, moet je nakomen.

Advies (MD wp1.1)

Wat je kan maken of wat zinvol is voor de opdrachtgever is niet altijd gelijk aan wat de opdrachtgever heeft gevraagd in de briefing. Je geeft dan advies aan de opdrachtgever. Dit kan je combineren met de debriefing.

(naar boven)

Inrichten van ontwikkelomgeving (MD wp1.5)

De MD’ers richten een ontwikkelomgeving in. Denk hierbij ook aan een platform waar de opdrachtgever het verloop van het project kan volgen.

Maak duidelijke afspraken over de naamgeving van de bestanden en de mappenstructuur. Zorg dat je alles toegankelijk maakt voor de collega's en de begeleidende docenten.

Omdat je moet bewijzen wat jouw bijdrage is aan het project, bewaar je alle bestanden die je zelf hebt gemaakt op ma-cloud.

Maak hiervoor een indexpagina waaraan je alle bewijzen hangt per kerntaak en werkproces:

(naar boven)

Voorcalculatie (MV wp3.3)

Als een bedrijf met de productie begint zal het bedrijf vooraf een zo goed mogelijke schatting maken van alle kosten (bijvoorbeeld de kosten van materiaal en arbeid). Voor elke project stel je een berekening op waarin is opgenomen wat dat project zal gaan kosten aan materiaal, arbeid en overige kosten.

Wanneer je te laag calculeert, leidt het bedrijf verlies. Calculeer je te hoog, dan wordt het project te duur en zal de klant naar de concurrent gaan.

De projectsecretaris maak de voorcalculatie. Je kunt hiervoor dit excelblad gebruiken

(naar boven)

Offerte (MD wp3.3)

Een offerte is een prijsopgave aan de klant en is gebaseerd op de voorcalculatie. De projectsecretaris maak de offerte.
Laat de offerte zo goed mogelijk aansluiten aan de wensen van de klant. Maak je bijvoorbeeld een offerte voor het ontwerpen van een huisstijl? Vraag dan welke onderdelen je moet ontwerpen. Logo, visitekaartjes en website of ook briefpapier?

In de offerte wordt een aantal zaken beschreven. Denk hierbij aan:

• wat je levert {je product of dienst}
• wanneer je levert
• het (per onderdeel gespecificeerde) bedrag {de vergoeding, de prijs}
• je bedrijfsgegevens
• de (bedrijfs)gegevens van je klant/opdrachtgever
• de termijn waarbinnen je klant/opdrachtgever moet beslissen
• een verwijzing naar je (zo mogelijk bijgevoegde) algemene voorwaarden

Dit laatste is van belang, omdat je algemene voorwaarden alleen van toepassing zijn als je klant/opdrachtgever hier rekening mee kan houden bij zijn beslissing om met jou in zee te gaan.

BNO (Beroepsorganisatie Nederlandse Ontwerpers) geeft een voorbeeld offerte en leveringsvoorwaarden die je kunt gebruiken.

Bij deze projecten krijgt de opdrachtgever geen offerte en leveringsvoorwaarden. Je maakt wel een offerte als oefening voor het examen.

Tips

• Wees zo concreet mogelijk in een offerte
• Vermeld of het bedrag inclusief of exclusief btw en reiskosten is
• Maak duidelijk welke werkzaamheden er binnen de offerte vallen en wanneer je over meerwerk spreekt
• Onder welke voorwaarden kun je de werkzaamheden uitvoeren? Denk hierbij aan voorbereidend werk van de klant of de aanwezigheid van materialen. Afspraken over bijvoorbeeld betalingen kun je opnemen in de algemene voorwaarden.
• Splits de werkzaamheden uit. Zo kan de klant kiezen wat hij wel of niet laat doen.
• Zorg voor een aantrekkelijke offerte: overzichtelijk, in huisstijl en zonder vaktermen.
• Maak gebruik van een begeleidend schrijven bij de offerte als je wilt verwijzen naar een eerder gesprek.
• Als de klant de offerte tekent, heb je een juridische overeenkomst. Neem de tijd voor de offerte en lees alles na voor je hem verzendt.

(naar boven)

Scrummen

Scrum wordt in de praktijk veel gebruikt bij grotere projecten in een ervaren multidisciplinaire team.

In dit project werk je volgens de scrummethode. Denk hierbij aan:

• de rol scrummaster
• de daily scrum of stand-up
• product backlog
• scrumboard
• definition of done
• sprint backlog
• sprint review
• sprint retrospective

Kijk nog even naar deze video over scrum.

Maak met je team, de opdrachtgever en de begeleidende docent goede afspraken over de werkwijze!!

De afspraken die je maakt, hebben invloed op het plan van aanpak.

Een plan van aanpak maakt duidelijk:

• wat je gaat maken
• voor wie je werkt
• met wie je werkt
• wanneer alles klaar moet zijn
• welke eisen er gesteld worden aan de producten
• wie er verantwoordelijk is voor wat
• hoe je communiceert
• wat je nodig hebt (materiaal, geld, deskundigheid, enz.)

De inhoud van een projectplan

Een projectplan bestaat altijd uit dezelfde onderdelen:

(naar boven)