Studiewijzer briefing/ debriefing
 

Inleiding

In een briefing staat omschreven wat de opdracht is, dus wat er van je verwacht. Een goede briefing is dus heel belangrijk omdat het de basis is van een project.

Meestal schrijf je na de briefing een debriefing. Een debriefing is het antwoord op de briefing. Aan de hand van een debriefing kan een opdrachtgever zien dat de opdracht juist is overgekomen.

Ook is een debriefing belangrijk omdat een opdrachtnemer hierin alle gemaakte afspraken vastlegt. Wanneer er goed gecommuniceerd is, dan komt de inhoud van een briefing en een debriefing overeen! In deze les leer je waaraan een goede (de)briefing moet voldoen.

Doel van deze training

Elke project begint met een briefing. In deze les leer je welke punten een goede briefing/ debriefing moet bevatten. Je kunt deze les gebruiken voor het schrijven van een goede debriefing.

Hoe is de training opgebouwd?

De training bestaat uit één hoofdstuk. Lees deze les goed door. In de tekst staat een lijst met punten die in een goede debriefing opgenomen moet worden. Gebruik deze lijst bij het schrijven van een debriefing van het project.

Hoe lang ben je er mee bezig?

Voor deze training staat 3 uur, inclusief huiswerk.

Wat moet je kunnen/ kennen/ bewijzen aan het eind van deze training?

Aan het eind van de training moet je een goede debriefing schrijven aan de hand van de lijst. Je hebt zelf bekeken welke onderdelen relevant zijn in het project. In latere projecten gebruik je deze lijst bij gesprekken met opdrachtgevers.

Waar kun je nog meer informatie vinden over het onderwerp van deze training?

Links naar websites, enz.
I

Theorie briefing/ debriefing

Inleiding

Een van de belangrijkste en ook moeilijkste zaken voor succesvolle communicatie tussen een opdrachtgever en een opdrachtnemer is de briefing.

Op school krijg je in het begin van een project meestal een schriftelijke briefing die mondeling wordt toegelicht. De docent is hierbij verantwoordelijk voor een goede briefing. Jouw verantwoordelijkheid hierbij is te zorgen dat je alles begrijpt en dat alles duidelijk is. Je moet vragen stellen wanneer niet alles duidelijk is.

Dat je alles hebt begrepen, laat je zien in een debriefing. 

In de praktijk krijg je de briefing soms schriftelijk, maar ook in vorm van een gesprek met de opdrachtgever.

Tijdens dit gesprek zal de opdrachtgever vertellen wat hij wil. Jij moet zorgen dat je genoeg gegevens krijgt om de opdracht goed uit te voeren. Hiervoor moet je vaak veel vragen stellen.

(naar boven)

De inhoud van een briefing

Om een project goed te kunnen beginnen moet je de volgende zaken bespreken tijdens de briefing:

Over de opdrachtgever
  1. Naam bedrijf.
  2. Naam en functie opdrachtgever.
  3. Wat voor soort product of dienst levert het bedrijf?
  4. Wat is de missie/visie van het bedrijf?
  5. Waar zit het bedrijf?
  6. Wie beslist er mee over het project?
  7. Wie zijn de concurrenten van de opdrachtgever?

Over het product of dienst van de opdrachtgever
  1. Wie is de doelgroep?
    • Kenmerken, interesses
    • Leeftijd / …% man …% vrouw
    • Inkomensklasse/opleiding
  2. Wat is het product/ dienst?
  3. Wat is het unieke aan product of dienst?
  4. Wat is de look and feel van het product dat onder de aandacht gebracht moet worden?
  5. Welke boodschap moeten we de doelgroep inhoudelijk vertellen?

Over de opdracht

 

 
  1. Waarom juist nu een project?
    • wat is het probleem?
    • wie heeft het probleem?
    • wat is de wenselijke situatie?

Deliverables

Let op! Beschrijf het per product.
  1. Gewenste functionaliteit (graag al in epics)
  2. Gewenste interactiviteit
  3. Technische eisen o.a
    • hosting
    • cms
    • platforms
    • ondersteuning browsers
    • responsive
  4. Wensen vormgeving o.a
    • is er een bestaande huisstijl?
    • is er een logo?
  5. Wie levert de content? Wanneer?
  6. Wie onderhoudt het product/ de content?
  7. Hoe worden de producten opgeleverd?

Over de verloop van het project
  1. Werkwijze: waterval/ scrum
  2. Hoe wordt er gecommuniceerd? (mail, telefoon, skype, bedrijfsbezoek, dropbox)
  3. Wanneer en waarover? (Maak al afspraken)

Gebruik deze lijst om de briefing voor te bereiden!

De inhoud van een debriefing

De debriefing is een belangrijk instrument in je communicatie met de opdrachtgever.

Als de opdrachtgever je de opdracht geeft en hij geeft daarbij zijn analyse van het probleem en zijn idee over de richting van de oplossing (waarom denkt hij bijvoorbeeld dat een website kan helpen?), dan is dat een briefing van de opdrachtgever.

Nadat jij jouw onderzoek hebt gedaan, kom jij tot jóuw conclusie van wat het probleem is en wat jouw project kan bijdragen aan de oplossing. Jouw conclusie is belangrijk, want ten eerste ben jij de deskundige, dus je analyse kan scherper zijn dan die van de opdrachtgever. Ten tweede ben jíj degene die jouw project gaat uitvoeren, dus jij moet ervan doordrongen zijn wat jíj wilt gaan bereiken. Tegelijk moet de opdrachtgever het wél eens zijn met wat jij wilt bereiken. Daarom geef jij hem terug wat jóuw analyse is en wat jóuw idee is over de richting van de oplossing. Dit doe je in de debriefing.

Een debriefing is een bevestiging voor de opdrachtgever van de afspraken die er gemaakt zijn tijdens de briefing en jouw idee daarover. Dit betekent dat een debriefing altijd gericht is aan de opdrachtgever.

Je schrijft zo kort mogelijk de belangrijkste punten op uit de briefing. Je schrijft dus wat je gaat doen voor de opdrachtgever, aan welke eisen de producten gaan voldoen en hoe het project verloopt.

Let wel op. Met een debriefing leg je de afspraken vast. Alles wat je hierin beloofd, verwacht de opdrachtgever dat je dat ook levert. Je mag de grenzen van het project aangeven. (Wat doe je wel en wat doe je niet)

Je kunt een debriefing per brief opsturen. Dan heeft de debriefing de vorm van een brief, dus met briefhoofd, datum, aanhef, enz..

In de praktijk wordt een debriefing meestal als bijlage bij een mail verstuurd. De aanhef en het onderwerp staat dan in het mailbericht. In de kop van de bijlage staat de naam van het project en de datum van de debriefing.

 

Tips bij de briefing en debriefing
 

Tips briefing

Een briefing is de basis van je project. Je moet je hierop goed voorbereiden.

Hierom een aantal tips:

  1. Maak altijd aantekeningen tijdens de briefing.
  2. Wanneer je moeite hebt met het maken van aantekeningen, neem het gesprek dan op.
  3. Luister goed en stel vragen wanneer het niet helemaal duidelijk is.
  4. Neem het lijstje mee en zorg dat je antwoord krijgt op alle punten.
  5. Wanneer een opdrachtgever geen antwoord weet op een van de punten, controleer dan of het punt relevant is voor de opdracht.

Tips debriefing

Omdat een debriefing een schriftelijke weergave is van de briefing, moet in een goede debriefing dezelfde punten terug komen als in een briefing!

Tips:

  1. Een briefing is altijd gericht op de opdrachtgever! Schrijf dus niet: " De opdrachtegver is......"
  2. Neem het lijstje met punten als uitgangspunt voor je debriefing.
  3. Beschrijf in de debriefing zo duidelijk en kort mogelijk wat je weet over elk punt.
  4. Wees concreet: gebruik dus geen woorden als, misschien, ongeveer, enz.
  5. Een debriefing is een zakelijke afspraak. Alles wat je in de debriefing schrijft, verwacht de opdrachtgever dat je het levert.
  6. Zorg dat de verloop van het project goed opgeschreven is (datum, tijd, plaats , onderwerp).
  7. Kom je tot ontdekking dat je er gegevens ontbreken, neem dan kontact op met de opdrachtgever.

Opdracht
 

Deze opdracht voer je uit bij de briefing van het eerst volgende project.

Tijdens de briefing:

  1. Neem het lijstje met de punten mee en maak aantekeningen tijdens de briefing bij elk punt.
  2. Stel vragen over de punten die niet behandeld zijn.

Welk je aantekeningen uit in een debriefing.

  1. Gebruik hierbij de volorde van de punten.
  2. Richt de debriefing aan de opdrachtgever.